Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir? Nasıl Alınır? (2025)

Dijitalleşme ile birlikte kurum ve işletmelerin güvenli iletişim kurma ihtiyacı da giderek artmaktadır. Bu noktada Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, kurumlar ve işletmeler için bu ihtiyacı karşılayan önemli bir adım olarak karşımıza çıkıyor. Birçok kamu kurumu ve işletme için zorunlu hale getirilen KEP, resmi yazışmaların, tebligat işlemlerinin ve ticari belgelerin güvenli bir şekilde iletilmesi için ideal bir çözüm sunmaktadır. Kurumlar ve işletmeler, KEP kullanarak hukuki süreçlerde önemli bir avantaj elde edebilirken, resmi işlemlerini de hızlandırabilir.

Bu içeriğimizde, KEP adresi almanın önemini, nasıl başvuru yapıldığını, kullanım alanlarını, yasal zorunlulukları ve kullanımının sağlayacağı avantajları detaylı olarak bulabilirsiniz. Keyifli okumalar dileriz!

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?

Kayıtlı elektronik posta (KEP), 7201 sayılı Tebligat Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde, elektronik ortamda tebligat işlemlerinin yasal ve güvenli bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlayan ve hukuki geçerliliği olan bir elektronik posta hizmetidir.

KEP Adresi Ne İşe Yarar? Avantajları Nelerdir?

Kayıtlı elektronik posta sisteminin ortaya çıkışıyla birlikte, geleneksel posta ve standart e-posta iletişimindeki bazı eksikliklerin giderilmesi, elektronik iletişimin daha güvenilir ve yasal bir zemine oturtulması hedeflenmiştir. Bu bağlamda, KEP sistemi ile temel olarak aşağıdaki konular amaçlanmaktadır:

• Elektronik Ortamda Güvenli ve Yasal İletişim Sağlamak: KEP, elektronik imza, zaman damgası gibi güvenlik mekanizmaları kullanarak iletilerin içeriğinin değiştirilmemesini, gönderenin kimliğinin doğrulanmasını ve gönderim zamanının kesin olarak tespit edilmesini sağlar. Bu sayede, elektronik ortamda güvenli ve yasal bir iletişim ortamı oluşturulur.
•  İspat Kabiliyetini Artırmak: KEP iletileri, gönderim ve alım zamanlarını kesin olarak gösterdiği için, bir iletinin ne zaman gönderildiği veya alındığı konusunda herhangi bir ihtilaf oluşmasının önüne geçmektedir.
•  Tebligat İşlemlerini Kolaylaştırmak ve Hızlandırmak: Türk Ticaret Kanunu’na göre, belirli durumlarda KEP, tebligat yerine geçebilir. Bu durum, özellikle şirketler ve kamu kurumları için tebligat işlemlerini daha hızlı, daha ekonomik ve daha verimli hale getirmektedir.
•  Kağıt Kullanımını Azaltmak ve Çevreyi Korumak: KEP, geleneksel posta yöntemlerine göre daha az kağıt kullanımını gerektirmektedir. Bu sayede, çevrenin korunmasına da katkıda bulunmaktadır.
•  Zamandan ve Maliyetten Tasarruf Sağlamak: KEP, geleneksel posta yöntemlerine göre daha hızlı ve daha ekonomiktir. Kağıt, baskı, posta ücreti gibi maliyetleri ortadan kaldırmaktadır.
•  Arşivleme ve Kayıt Tutma İşlemlerini Kolaylaştırmak: KEP sistemi, gönderilen ve alınan iletilerin güvenli bir şekilde arşivlenmesini sağlar. Özellikle yasal ve ticari kayıtların tutulması açısından büyük bir öneme sahiptir.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Kimler için Zorunludur?

Kayıtlı elektronik posta (KEP) kullanımı, bazı gerçek ve tüzel kişiler için yasal bir zorunluluktur. 7201 sayılı Tebligat Kanunu ve ilgili yönetmeliklerle düzenlenen kayıtlı elektronik posta kullanımının zorunlu olduğu kurumlar şunlardır:

• Anonim Şirketler: Tüm anonim şirketlerin KEP adresi alması ve belirli durumlarda KEP üzerinden yazışma yapması zorunludur.
• Limited Şirketler: Tüm limited şirketlerin de anonim şirketlerde olduğu gibi KEP adresi edinme ve kullanma zorunluluğu bulunmaktadır.
• Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketler: Komandit şirketler de KEP kullanmakla yükümlüdür.
• Tebligat Yapmaya Yetkili Merciler: Kamu kurumları ve diğer tebligat yapmaya yetkili mercilerin de KEP kullanması zorunludur.

Gerçek kişiler ve yukarıda sayılanlar dışında kalan diğer tüzel kişiler için KEP kullanımı zorunlu değildir. Ancak, bu kişilerin de KEP kullanarak birçok avantajdan yararlanabileceği unutulmamalıdır.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Yönetmeliği

Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 14 Şubat 2011 tarihinde 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18. ve 1525. maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.
MADDE 18: “(1) Tacir, her türlü borcu için iflasa tabidir; ayrıca kanuna uygun bir ticaret unvanı seçmek, ticari işletmesini ticaret siciline tescil ettirmek ve bu Kanun hükümleri uyarınca gerekli ticari defterleri tutmakla da yükümlüdür. (2) Her tacirin, ticaretine ait bütün faaliyetlerinde basiretli bir iş adamı gibi hareket etmesi gerekir. (3) Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır. (4) Tacir sıfatına bağlı olan diğer hükümler saklıdır.“
MADDE 1525: “(1) Kanunlarda veya esas sözleşmede aksi öngörülmedikçe, beyanlar, bildirimler, ihtarlar ve ihbarlar gibi taraf iradelerini yansıtan tüm belgeler güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda düzenlenebilir ve gönderilebilir. (2) Bu Kanunun diğer hükümlerinde yer alan “yazılı şekil” veya “yazılı olarak” ibareleri, güvenli elektronik imza ile imzalanmış elektronik ortamdaki verileri de kapsar. (3) Kayıtlı elektronik posta, bu Kanunda öngörülen hallerde tebligat yerine geçer.”
Yönetmelik, KEP sisteminin hukuki ve teknik yönleri ile işleyişine ilişkin usul ve esasları düzenleyerek elektronik iletişimin güvenliğini ve yasal geçerliliğini güvence altına almaktadır.”

Yönetmelikte geçen temel tanımlar arasında alıcı, arşiv, elektronik imza, elektronik sertifika, KEPHS, gönderici, güvenli elektronik imza, hesap sahibi, işlem sertifikası, işlem yetkilisi, KEP, KEP delili, KEP hesabı, KEP iletisi, KEP rehberi, KEP sistemi, Kurul (Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurulu), Kurum (Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu), MERSİS, MERSİS No, orijinal ileti, sakla-ilet, sakla-bildir ve zaman damgası bulunmaktadır.

Yönetmeliğin temel ilkeleri arasında niceliksel ve niteliksel devamlılık, güvenilirlik, ayrımcı olmama, düzenlilik, verimlilik, açıklık, şeffaflık, kaynakların etkin kullanılması, alıcı ve göndericinin haklarının korunması, hizmet kalitesinin sağlanması, birlikte çalışabilirlik, etkin ve sürdürülebilir rekabet, uluslararası standartların dikkate alınması, bilgi güvenliğinin sağlanması ve kişisel verilerin korunması yer almaktadır. KEP hesabının kontrol edilmesi ve kullanıma kapatılmasına ilişkin usuller ve KEPHS’lerin yükümlülükleri de bu yönetmelikte düzenlenmiştir. Yönetmelik ayrıca güvenlik kriterleri, KEP rehberi, teknik hususlar, denetim, idari para cezaları ve faaliyet raporu gibi konuları da içermektedir. 

KEP Hangi Kanunlardan Etkilenir?

KEP’i etkileyen kanun ve yönetmelikleri şu şekilde sıralamak mümkündür:

• 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu,
• 16102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK),
• 7201 Sayılı Tebligat Kanunu ve Elektronik Tebligat Yönetmeliği.

Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, yukarıda bahsedilen kanunlar tarafından oluşturulan hukuki çerçeve içinde KEP sisteminin pratik uygulamasını ve işleyişini düzenlemektedir. Elektronik İmza Kanunu, elektronik imza ve zaman damgası gibi temel kavramları tanımlayarak KEP’in güvenliğinin temelini oluştururken, Türk Ticaret Kanunu KEP’in hukuki geçerliliğini ve tebligat yerine geçebileceğini belirtmektedir. Tebligat Kanunu ise elektronik tebligatın nasıl yapılacağını düzenleyerek, KEP’i bu sürecin önemli bir parçası olarak konumlandırmaktadır.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nasıl Alınır?

Kayıtlı elektronik posta, PTT müdürlüklerinden alınabilir. KEP adresine sahip olmak için öncelikle online ve ön başvuru yapmanız gerekir. Ön başvuruda gerçek ve tüzel kişiler için hazırlanmış özel formlar bulunur. Formlarda yer alan tüm bilgileri eksiksiz bir şekilde doldurmanız gerekir. Ardından başvuru formunuz ve numaranızla birlikte en yakın PTT merkezine başvurabilirsiniz.

KEP Başvurusu Nasıl Yapılır?

KEP kayıt formu, kamu kurumları ve gerçek kişiler için farklı içeriklere sahiptir. Eğer tüzel kişi olarak başvurmak istiyorsanız MERSİS numaranızla işlem yapabilirsiniz. Her başvuranın kimlik doğrulaması yapması gerekir. Ancak KEP başvurusunda kimlik başvurusunun yanı sıra teslim etmeniz gereken bazı evraklar da mevcuttur.

KEP Adresi Almak için Gerekli Olan Evraklar

Kamu kurumları gerçek ve tüzel kişiler için gerekli olan evraklar farklıdır. Tüzel kişilerin başvurabilmesi için ticaret sicil tasdiknamesine, noter onaylı imza sirkülerine ve başvuru yapanın nüfus cüzdanına ihtiyaç duyulur. Başvuru yapan kişi, şirketin kanunî temsilcisi ise imzalanmış ve kaşelenmiş bir “tüzel kişi yetkilendirme belgesi” gerekir. Kayıtlı e-posta sistemine dahil olmak isteyen kamu kurumları ve gerçek kişilerin temin etmesi gereken belgeler ise şu şekilde sıralanabilir:

• Nüfus cüzdanı ya da sürücü belgesi,
• Türk vatandaşı değilseniz pasaport,
• Kayıtlı elektronik posta hesabı ön başvuru formu,
• PTT web sayfasından alınan ön başvuru numarası.

Tüm belgeler tamamlandıktan sonra PTT Merkez Müdürlükleri’ne giderek müracaat edebilirsiniz.

KEP Adresi’nin Kullanım Alanları Nerelerdir?

Resmi Yazışmalar:

• Devlet daireleri, bakanlıklar, belediyeler ve diğer kamu kurumları arasındaki resmi yazışmalar,
• Şirketlerin kamu kurumlarıyla yaptığı ihale başvuruları, vergi beyannameleri, izin başvuruları gibi resmi işlemler,
• Mahkemeler, icra daireleri ve diğer yetkili merciler tarafından yapılan tebligatlar,

Ticari Yazışmalar:

• Şirketler arası sözleşmeler, bayilik anlaşmaları, distribütörlük sözleşmeleri gibi hukuki belgeler,
• Elektronik faturalar, irsaliyeler, sipariş formları, teklifler, sipariş onayları gibi ticari belgeler,
• Ticari ilişkilerde ortaya çıkabilecek ihtar, ihbar, fesih bildirimleri gibi önemli beyanlar,
• Şirketlerin genel kurul toplantı çağrıları,
• Faturaların, makbuzların ve ödeme kanıtlarının gönderilmesi,
• Sözleşmelerin, ticari anlaşmaların, fesih mektuplarının vb. gönderilmesi,
• Sigorta poliçeleri, kredi sözleşmeleri gibi sözleşme öncesi bilgilerin gönderilmesi,
• Teklif ve projelerin korunması (fikri mülkiyet haklarının korunması),
• Abonelikleri, sözleşmeleri, politikaları, hizmetleri vb. iptal etme,
• Kredi ve borç tahsilat bildirimleri, iadeler, temerrütler, geç ödemeler vb. gönderme.

Hukuki İşlemler:

• Dava dilekçeleri, cevap dilekçeleri, bilirkişi raporları gibi hukuki belgeler,
• İcra daireleri ve alacaklılar arasındaki icra takip işlemleri,
• Bazı noterlik işlemleri (örneğin vekaletname düzenlenmesi gibi),
• Hukuki işlemlerde yasal bildirimler, avukatlar arasındaki iletişimler, talep mektupları, talepler, şikayetler, gizlilik bildirimleri.

Diğer Kullanım Alanları:

• İş sözleşmeleri, performans değerlendirmeleri, izin talepleri, disiplin cezaları, fesih/işten çıkarma bildirimleri gibi personel işlemleri,
• Bankacılık işlemleri, sigorta poliçeleri, kredi başvuruları, yatırım bildirimleri gibi finansal işlemler,
• Hasta bilgilendirme, tıbbi raporların paylaşımı, randevu onayları gibi sağlık hizmetleriyle ilgili işlemler,
• Online alışverişlerde sipariş onayları, kargo bilgileri, iade işlemleri gibi bilgiler,
• Fikri mülkiyet haklarının korunmasıyla ilgili başvurular ve bildirimler,
• Çalışanlara, tedarikçilere, müşterilere, ortaklara, yatırımcılara vb. resmi iletişimler,
• Tüm müşteri hizmetleri bildirimlerinin, şikayetlerin, taleplerin ve olay vakalarının kaydedilmesi (giden ve gelen e-postalar),
• KVKK bildirimleri, politika güncellemeleri, açık rıza,
• Genel kurul, yatırımcılar kurulu, yönetim kurulu vb. toplantılara çağrı,
• Şirket ve çalışanlar arasındaki İK iletişimi (bildirimler, uyarılar, sözleşmeler, politikalar vb.),
• Kurumsal iletişim çalışmaları.

KEP Adresi ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

KEP Adresi Kullanmak için E-İmza Almak Gerekli mi?

Kayıtlı elektronik posta sisteminde yükümlülüklere sahip olan iki unsur bulunur. Bunlar gönderici ve alıcıdır. Gönderici ve alıcıya dair e-imza yükümlülükleri birbirinden ayrılır. Örneğin KEP sisteminde gönderici olarak var olmak istiyorsanız elektronik imzaya sahip olmanız gereklidir. Ancak sadece alıcı olarak kalmak istiyorsanız e-imza sahibi olma zorunluluğunuz bulunmamaktadır. Sayısal imza olarak da nitelendirilen e-imza, kimlik doğrulama amacıyla yapılan ve mantıksal bağlantısı bulunan elektronik bir veridir.

Elektronik imza yasal kimlik doğrulama sistemiyle yürütülür. Bu sayede bilgiler, gerçek taraflar arasında paylaşılır ve bilgi bütünlüğü bozulmadan muhafaza edilir. Tüm veriler üçüncü kişilerin erişimine kapalı bir şekilde saklanır. Elektronik imza almak istiyorsanız elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarına başvurabilir, kısa sürede işlemlerinizi tamamlayabilirsiniz.

KEP Adresi Nereden Alınır?

KEP hizmet sağlayıcı firmaları, adres başvurularını kabul eder ve KEP sistemine dahil olmanızı sağlar. KEP adresini, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun veya kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının web adresinden alabilirsiniz.

KEP Adresi Ücreti Ne Kadar?

KEP hizmet sağlayıcı firmaları tarafından ücretlendirilir. Fiyatlar yıllık abonelik şeklinde belirlenir. Abonelik ücreti 180 ₺ şeklinde düzenlenmiştir. Abonelik hizmetinin yanı sıra SMS ve iletim ücretleri de bulunur. Her bir SMS için 0,30 kuruş bir ücret talep edebilir. KEP gönderimi ücreti ise gönderinin MB değerine göre değişiklik gösterir. 0-5 MB arası gönderileriniz için yaklaşık 7,5 ₺ talep edilir. İlave her 5 MB ve kesri için ise 7,5 ₺ olarak belirlenir.

KEPHS Nedir?

KEPHS, “kayıtlı e-posta hizmet sağlayıcısı” anlamına gelen ve BTK tarafından yetkilendirilmiş kurumlardır.

KEP Adresinin Normal E-Posta Adresinden Farkı Nedir?

Elektronik posta sistemi kurulduğundan beri iş dünyası için önemli iletişim araçlarından biri olmuştur. Normal bir e-posta sistemi de belge veya görselleri ortak bir ağ üzerinden diğer ağlara paylaşır. Peki KEP sisteminin klasik e postalardan farkı nedir? Güvenli elektronik posta sisteminin kurum ve kuruluşlara sunduğu ayrıcalıkları şu şekilde sıralayabiliriz:

• Göndericilerin ismi yazılı olan kişi veya kuruluş tarafından gönderilip gönderilmediği hakkında bilgi verir.
• Alıcıya ulaşıp ulaşmadığı veya okunup okunmadığı hakkında bilgi verir.
• İstenilen durumlarda elektronik postaya yeniden erişilebilir.
• İletişim e-posta gönderdikten sonra düzenlenmeye açık değildir.
• Hukuk davalarında delil olarak kullanılabilir.

Birden Fazla KEP Adresi Kullanmak Mümkün mü?

Evet, birden fazla KEP adresi açmak mümkündür. Gerçek veya tüzel kişiliğe sahipseniz kayıtlı elektronik posta sisteminiz üzerinden birden fazla hesap açabilirsiniz.

KEP Adresi Başkasına Devredilebilir mi?

Hayır, devredilemez. Kullanıma kapatılan bir KEP adresinin kayıtlı elektronik posta sistemine devredilmesi mümkün değildir. Kapatılan bir hesap sadece sahibi tarafından yeniden kullanıma açılabilir. Hesap sahibinin talep etmesi halinde, kimlik tespiti ve gerekli resmi işlemler tamamlandıktan sonra yeniden aktif edilebilir.

KEP Adresi Nasıl Kapatılır?

Hesabınızı kapatmak istiyorsanız KEPHS çağrı merkeziyle iletişim kurmanız gerekir. KEPHS merkezleri 7 gün 24 saat hizmet vermektedir. Hesabınızı kapatmaya yönelik talep oluşturduktan sonra kimlik doğrulaması yapabilirsiniz. Kapattıktan sonra KEP hesabınıza özel ileti gönderimi ve alımı engellenir. Hesap sahibinin erişimi ise yaklaşık 3 ay boyunca devam eder.

KEP Adresini Başkası Kullanabilir mi?

KEP hesabı kişisel kimlik doğrulama yöntemiyle elde edilir. Her adres, kişiye özeldir. Dolayısıyla kişisel bir hesabın başka birine devredilmesi mümkün değildir. Aynı şekilde kişisel bir KEP hesabına sahipseniz bu hesabı yalnızca kendiniz kullanabilirsiniz. Ancak tüzel kişiler, başvuru esnasında birden fazla kişiye yetki verebilir. Bu durum tüzel kişilerin hesaplarını daha hızlı ve etkin bir şekilde profesyoneller ya da ilgili kişiler tarafından yönetilmesini sağlar.

KEP Adresi Sorgulama Nasıl Yapılır?

KEP adresinin olup olmadığı konusunda bilgi sahibi olmak istiyorsanız rehber aracılığıyla sorgulayabilirsiniz. KEP rehberi üzerinden sorgulama ekranına ulaşabilir, adresin güvenilirliği gibi detaylar hakkında bilgi alabilirsiniz. Sorgulama işlemi güncel hizmet sağlayıcıların yanı sıra e-devlet üzerinden de yapılabilir. “MERNİS sorgulama” sekmesi üzerinden KEP adresinize dair bilgilere erişebilirsiniz.

KEP Hesabı Şifresini Değiştirebilir miyim?

Evet, hesabınızın şifresini dilediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. KEP hesabınıza ait şifreyi unuttuysanız telefon numaranız aracılığıyla kolayca değiştirebilirsiniz. Ancak şifresini unuttuysanız ya da çaldırdığınızı düşünüyorsanız özel bir destek ekibine başvurmanız gerekir. Bunun için kayıtlı elektronik posta sisteminin çağrı merkezlerini arayabilirsiniz.

KEP Sistemi Hangi Kurum Tarafından Denetlenir?

Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu, kayıtlı elektronik posta sistemini düzenleme ve denetmekten sorumludur. BTK tarafından düzenli olarak denetlenen ve desteklenen sistem, gerekli alt yapılar sağlanarak kullanıcılara sunulur.

KEP Adresine Elektronik Tebligat Gönderilir mi?

Elektronik tebligat, Tebligat Kanunu’nda yer alan yetkili merciler tarafından hazırlanır. Ticari, zirai ya da mesleki kazanç elde eden kişiler, tebligat sistemi kullanmakla yükümlüdür. 2018 tarihinde 30617 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği uyarınca artık e-tebligat gönderimleri UETS üzerinden yapılmaktadır. Bu nedenle kullanıcıların Adalet Bakanlığı tarafından denetlenen Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi’ne başvurmaları gerekmektedir.

KEP Verileri Saklama Süresi Ne Kadar?

KEP mevzuatına göre, işletme sahipleri tarafından KEP verileri 1 yıl süreyle saklanmalıdır. Herhangi bir yasal soruşturma söz konusu ise gerekli kişisel veriler yasal süreç tamamlanıncaya kadar saklanmalıdır.