Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir? Nasıl Alınır? [2024]

Kayıtlı elektronik posta sistemi, pek çok işletme tarafından kullanılır. KEP adresi, önemli yazışmaları ve belgeleri güvenli bir posta aracılığıyla yapma fırsatı sunar. Güvenli bir ortamda saklanan belgeler, gerektiğinde delil olarak kullanılabilir. Bu durum yazışmalarını resmi ve hukuksal açıdan geçerli şekillerde yapmanızı sağlar. Bilinen e-postaların yanı sıra özel bir işleyişe sahip olan sistem, işletmeler için pek çok avantajı beraberinde getirir.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?

KEP, yasal düzenlemelere uygun ve teknik güvenlik mekanizmalarına sahip bir e-posta sistemidir. Standart e-posta sistemlerinin yanı sıra bu sistemde alıcı ve gönderici arasında gerçekleşen iletiler düzenlenemez. Bu sayede sistem alıcı ve gönderici arasında bilgilerin kaydedilmesini sağlar. KEP posta sistemine kayıtlı bilgiler, işletmeler arasındaki yazışmaları daha resmi ve güvenli bir ortama taşır.

KEP Adresi Ne İşe Yarar?

KEP sistemi önemli belgelerin, elektronik posta yoluyla güvenli bir şekilde gönderilmesini sağlar. Her geçen yıl önem kazanan bu sistem “KEP Adresi Nedir?” sorusunu beraberinde getirir. KEP adresi gerçek veya tüzel kişilerin, e-posta üzerindeki hukuki adresidir. KEP adresi ile gönderici ve alıcı bilgilerine ulaşabilir, resmi yazışmalar yapabilirsiniz. Üstelik tüm yazışmaları hukuki süreçlerde delil olarak kullanabilirsiniz.

KEP Kanunu Nedir?

KEP Kanunu, 14 Şubat 2011 tarihinde 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. 6102 sayılı kanunun 18/3 maddesinde yer alan mevzuatla birlikte yayınlanan KEP sistemi, Türk Ticaret Kanunu ile çalışan anonim şirket ve limited şirketler için zorunlu hale getirilmiştir.

KEP Adresi Kullanım Zorunluluğu

Elektronik belge paylaşmak isteyen herkese KEP kullanma zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak kurum ve kuruluşlar tarafından talep edildiği takdirde KEP kullanma zorunluluğu bulunmaktadır.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Kimler için Zorunludur?

Kamu kurum ve kuruluşlar ya da denetleyici kurumlar, başvuru esnasında muhatap olduğu kişilerden KEP adresi talep edebilir. Bu nedenle pek çok tüzel ve gerçek kişinin kayıtlı elektronik posta kullanma zorunluluğu bulunmaktadır.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nasıl Alınır?

Kayıtlı elektronik posta, PTT müdürlüklerinden alınabilir. KEP adresine sahip olmak için öncelikle online ve ön başvuru yapmanız gerekir. Ön başvuruda gerçek ve tüzel kişiler için hazırlanmış özel formlar bulunur. Formlarda yer alan tüm bilgileri eksiksiz bir şekilde doldurmanız gerekir. Ardından başvuru formunuz ve numaranızla birlikte en yakın PTT merkezine başvurabilirsiniz.

KEP Başvurusu Nasıl Yapılır?

KEP kayıt formu, kamu kurumları ve gerçek kişiler için farklı içeriklere sahiptir. Eğer tüzel kişi olarak başvurmak istiyorsanız MERSİS numaranızla işlem yapabilirsiniz. Her başvuranın kimlik doğrulaması yapması gerekir. Ancak KEP başvurusunda kimlik başvurusunun yanı sıra teslim etmeniz gereken bazı evraklar da mevcuttur.

KEP Adresi Almak için Gerekli Olan Evraklar

Kamu kurumları gerçek ve tüzel kişiler için gerekli olan evraklar farklıdır. Tüzel kişilerin başvurabilmesi için ticaret sicil tasdiknamesine, noter onaylı imza sirkülerine ve başvuru yapanın nüfus cüzdanına ihtiyaç duyulur. Başvuru yapan kişi, şirketin kanunî temsilcisi ise imzalanmış ve kaşelenmiş bir “tüzel kişi yetkilendirme belgesi” gerekir. Kayıtlı e-posta sistemine dahil olmak isteyen kamu kurumları ve gerçek kişilerin temin etmesi gereken belgeler ise şu şekilde sıralanabilir:

• Nüfus cüzdanı ya da sürücü belgesi
• Türk vatandaşı değilseniz pasaport
• Kayıtlı elektronik posta hesabı ön başvuru formu
• PTT web sayfasından alınan ön başvuru numarası

Tüm belgeler tamamlandıktan sonra PTT Merkez Müdürlükleri’ne giderek müracaat edebilirsiniz.

KEP Adresi Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

KEP sistemi işletmenize ait resmi işlemlerin hızlı bir şekilde yapılmasını sağlar. Üstelik bunu yaparken kağıt, mürekkep, dosya ve postalama gibi maliyetleri de minimuma indirir. Şirketinize ait yasal süreçlerin daha verimli bir şekilde her an her yerde yürütülmesini sağlayan sistem, hukuksal gücünüzü artırır.

KEP Adresi’nin Kullanım Alanları Nerelerdir?

Yasal geçerliliği bulunan sistem aracılığıyla e-belgeler paylaşılabilir; beyanname, bildirge, ihtar ve ihbar bildirimlerinde bulunabilirsiniz. Hem kurum içi hem de kurumlar arası yazışmalarda kullanabileceğiniz KEP sistemi, gerçek ve tüzel kişiler ya da özel sektör kuruluşları tarafından da tercih edilebilir. Bu sistem elektronik fatura gönderiminde, hesap ekstre paylaşımında ve ihale tekliflerinde kullanılabilir. E-fatura belgelerinin güvenli bir ortamda paylaşılması oldukça önemlidir. Hukuki boyut taşıyan dilekçe ve başvuruların alınması ve gönderilmesi gibi yasal süreçlerde de KEP sisteminden yararlanılabilir.

KEP Adresi ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

KEP adresi yürürlüğe girdiğinden beri pek çok kişinin odak noktası olmuştur. Özellikle e-posta iletişimini güvenli bir ortama taşımak isteyen kamu kurumları, tüzel veya gerçek kişiler, KEP adresine yönelmektedir. Bu durum pek çok soruyu da beraberinde getirir. Sizler için merak ettiğiniz her şeyi bir araya topladık. KEP adresi ile ilgili sıkça sorulan sorular şu şekilde sıralanabilir:

KEP Adresi Kullanmak için E-İmza Almak Gerekli mi?

Kayıtlı elektronik posta sisteminde yükümlülüklere sahip olan iki unsur bulunur. Bunlar gönderici ve alıcıdır. Gönderici ve alıcıya dair e-imza yükümlülükleri birbirinden ayrılır. Örneğin KEP sisteminde gönderici olarak var olmak istiyorsanız elektronik imzaya sahip olmanız gereklidir. Ancak sadece alıcı olarak kalmak istiyorsanız e-imza sahibi olma zorunluluğunuz bulunmamaktadır. Sayısal imza olarak da nitelendirilen e-imza, kimlik doğrulama amacıyla yapılan ve mantıksal bağlantısı bulunan elektronik bir veridir.

Elektronik imza yasal kimlik doğrulama sistemiyle yürütülür. Bu sayede bilgiler, gerçek taraflar arasında paylaşılır ve bilgi bütünlüğü bozulmadan muhafaza edilir. Tüm veriler üçüncü kişilerin erişimine kapalı bir şekilde saklanır. Elektronik imza almak istiyorsanız elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarına başvurabilir, kısa sürede işlemlerinizi tamamlayabilirsiniz.

KEP Adresi Nereden Alınır?

KEP hizmet sağlayıcı firmaları, adres başvurularını kabul eder ve KEP sistemine dahil olmanızı sağlar. KEP adresini, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun veya kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının web adresinden alabilirsiniz.

KEP Adresi Ücreti Ne Kadar?

KEP hizmet sağlayıcı firmaları tarafından ücretlendirilir. Fiyatlar yıllık abonelik şeklinde belirlenir. Abonelik ücretleri 120-150 ₺ arasında değişiklik gösterir. Abonelik hizmetinin yanı sıra SMS ve iletim ücretleri de bulunur. Her bir SMS için 0,20 ile 0,50 kuruş arasında bir ücret talep edebilir. KEP gönderimi ücreti ise gönderinin MB değerine göre değişiklik gösterir. 5-10 MB arası gönderileriniz için yaklaşık 4 ₺ talep edilir. 10-15 MB arası gönderileriniz için ise 6,00 ₺ olarak belirlenir.

KEPHS Nedir?

KEPHS, “kayıtlı e-posta hizmet sağlayıcısı” anlamına gelen ve BTK tarafından yetkilendirilmiş kurumları ifade eder.

KEP Adresinin Normal E-Posta Adresinden Farkı Nedir?

Elektronik posta sistemi kurulduğundan beri iş dünyası için önemli iletişim araçlarından biri olmuştur. Normal bir e-posta sistemi de belge veya görselleri ortak bir ağ üzerinden diğer ağlara paylaşır. Peki KEP sisteminin klasik e postalardan farkı nedir? Güvenli elektronik posta sisteminin kurum ve kuruluşlara sunduğu ayrıcalıkları şu şekilde sıralayabiliriz:

• Göndericilerin ismi yazılı olan kişi veya kuruluş tarafından gönderilip gönderilmediği hakkında bilgi verir.
• Alıcıya ulaşıp ulaşmadığı veya okunup okunmadığı hakkında bilgi verir.
• İstenilen durumlarda elektronik postaya yeniden erişilebilir.
• İletişim e-posta gönderdikten sonra düzenlenmeye açık değildir.
• Hukuk davalarında delil olarak kullanılabilir.

Birden Fazla KEP Adresi Kullanmak Mümkün mü?

Evet, birden fazla KEP adresi açmak mümkündür. Gerçek veya tüzel kişiliğe sahipseniz kayıtlı elektronik posta sisteminiz üzerinden birden fazla hesap açabilirsiniz.

KEP Adresi Başkasına Devredilebilir mi?

Hayır, devredilemez. Kullanıma kapatılan bir KEP adresinin kayıtlı elektronik posta sistemine devredilmesi mümkün değildir. Kapatılan bir hesap sadece sahibi tarafından yeniden kullanıma açılabilir. Hesap sahibinin talep etmesi halinde, kimlik tespiti ve gerekli resmi işlemler tamamlandıktan sonra yeniden aktif edilebilir.

KEP Adresi Nasıl Kapatılır?

Hesabınızı kapatmak istiyorsanız KEPHS çağrı merkeziyle iletişim kurmanız gerekir. KEPHS merkezleri 7 gün 24 saat hizmet vermektedir. Hesabınızı kapatmaya yönelik talep oluşturduktan sonra kimlik doğrulaması yapabilirsiniz. Kapattıktan sonra KEP hesabınıza özel ileti gönderimi ve alımı engellenir. Hesap sahibinin erişimini ise yaklaşık üç ay boyunca devam eder.

KEP Adresini Başkası Kullanabilir mi?

KEP hesabı kişisel kimlik doğrulama yöntemiyle elde edilir. Her adres, kişiye özeldir. Dolayısıyla kişisel bir hesabın başka birine devredilmesi mümkün değildir. Aynı şekilde kişisel bir KEP hesabına sahipseniz bu hesabı yalnızca kendiniz kullanabilirsiniz. Ancak tüzel kişiler, başvuru esnasında birden fazla kişiye yetki verebilir. Bu durum tüzel kişilerin hesaplarını daha hızlı ve etkin bir şekilde profesyoneller ya da ilgili kişiler tarafından yönetilmesini sağlar.

KEP Adresi Sorgulama Nasıl Yapılır?

KEP adresinin olup olmadığı konusunda bilgi sahibi olmak istiyorsanız rehber aracılığıyla sorgulayabilirsiniz. KEP rehberi üzerinden sorgulama ekranına ulaşabilir, adresin güvenilirliği gibi detaylar hakkında bilgi alabilirsiniz. Sorgulama işlemi güncel hizmet sağlayıcıların yanı sıra e-devlet üzerinden de yapılabilir. “MERNİS sorgulama” sekmesi üzerinden KEP adresinize dair bilgilere erişebilirsiniz.

KEP Hesabı Şifresini Değiştirebilir miyim?

Evet, hesabınızın şifresini dilediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. KEP hesabınıza ait şifreyi unuttuysanız telefon numaranız aracılığıyla kolayca değiştirebilirsiniz. Ancak şifresini unuttuysanız ya da çaldırdığınızı düşünüyorsanız özel bir destek ekibine başvurmanız gerekir. Bunun için kayıtlı elektronik posta sisteminin çağrı merkezlerini arayabilirsiniz.

KEP Sistemi Hangi Kurum Tarafından Denetlenir?

Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu, kayıtlı elektronik posta sistemini düzenleme ve denetmekten sorumludur. BTK tarafından düzenli olarak denetlenen ve desteklenen sistem, gerekli alt yapılar sağlanarak kullanıcılara sunulur.

KEP Adresine Elektronik Tebligat Gönderilir mi?

Elektronik tebligat, Tebligat Kanunu’nda yer alan yetkili merciler tarafından hazırlanır. Ticari, zirai ya da mesleki kazanç elde eden kişiler, tebligat sistemi kullanmakla yükümlüdür. 2018 tarihinde 30617 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği uyarınca artık e-tebligat gönderimleri UETS üzerinden yapılmaktadır. Bu nedenle kullanıcıların Adalet Bakanlığı tarafından denetlenen Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi’ne başvurmaları gerekmektedir.

KEP Verileri Saklama Süresi Ne Kadar?

KEP mevzuatına göre, işletme sahipleri tarafından KEP verileri 1 yıl süreyle saklanmalıdır. Herhangi bir yasal soruşturma söz konusu ise gerekli kişisel veriler yasal süreç tamamlanıncaya kadar saklanmalıdır.