E-Arşiv Fatura: Fatura İşlemlerinde Dijital Dönüşümü Keşfedin

Sürekli olarak gelişen ve neredeyse her gün yeni bir yenilikle karşımıza çıkan internet teknolojileri, günümüzde hayatımızda sarsılmaz ve vazgeçilmez bir yere sahiptir. Bu teknolojiler, gündelik işlerin daha pratik ve basit bir şekilde gerçekleştirilmesini sağladığı için yaşamın her alanında önemli bir rol oynamaktadır. İnternet çağı, bizi böylesine sarmışken iş hayatına da dokunması, elbette ki kaçınılmazdır. Günümüzde işletmeler, dijital dönüşüm sürecinin bir parçası olarak belgelerini dijital ortamlarda saklama ve yönetme eğilimindedirler. Bu bağlamda, “E-Arşiv” kavramı, işletmelerin operasyonel verimliliğini artırmak ve yasal yükümlülüklerini daha etkin bir şekilde yerine getirmek için hayati bir rol oynamaktadır. Bununla birlikte, pek çok işletme ve birey hâlâ e-arşivin ne olduğunu ve nasıl işlediğini tam anlamıyla kavrayamamaktadır. Bu bilgi eksikliği, maliyetlerin yükselmesine ve zaman kaybına yol açabilmektedir.

Bu makalede, e-arşivin tanımından başlayarak, e-arşiv faturalarının düzenlenme nedenlerine, e-arşiv fatura ile e-fatura arasındaki farklara ve e-arşiv fatura kullanımının avantajları gibi birçok farklı konuyu ayrıntılı bir şekilde ele aldık. Keyifli okumalar!

E-Arşiv Nedir?

E-arşiv, işletmelerin fatura düzenleme, gönderme ve arşivleme gibi süreçlerini elektronik ortama taşıyan bir sistemdir. Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından hayata geçirilen bu sistem, işletmelere mali işlemlerini dijital platformda daha etkin ve güvenli bir şekilde yönetme imkânı sunmaktadır.
Bu sistemin benimsenmesi, işletmelere maliyet tasarrufu, hız ve çevresel sürdürülebilirlik gibi çok yönlü avantajlar sağlamaktadır. Sistem üzerinden düzenlenen faturalar, yasal geçerliliğe sahip olup vergi mevzuatına tam uyum içerisindedir. E-arşiv sistemi sayesinde işletmeler, fatura süreçlerini kolaylıkla takip edebilir, dijital ortamda güvenli bir şekilde arşivleyebilir ve ihtiyaç duyduklarında hızlıca erişim sağlayabilirler. Bu sistem, işletmelerin dijital dönüşüm yolculuklarında önemli bir kilometre taşıdır ve mali süreçlerin optimizasyonuna katkı sağlayarak verimliliği artırmaktadır.

E-Arşiv Ne İşe Yarar?

E-arşiv sistemi, e-fatura sistemine dahil olan işletmelere, sistem dışındaki işletmelere veya nihai kullanıcılara elektronik fatura düzenleme olanağı sunan kapsayıcı bir yapı sunmaktadır. Bu sistemin sağladığı önemli bir avantaj da, faturaların ikinci nüshasının elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanabilmesi ve ihtiyaç halinde kolaylıkla ibraz edilebilmesidir. E-arşiv uygulamasını benimseyen işletmeler, dijital ortamda oluşturulan faturayı, alıcının tercihine göre basılı veya elektronik formatta iletebilmektedir. Sistemin sunduğu bu esneklik ve verimlilik unsurları, e-arşivin işletmeler için taşıdığı stratejik önemi bir kez daha vurgulamaktadır.

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv fatura, bir tarafın e-fatura kullanıcısı, diğer tarafın ise matbu, yani kâğıt fatura kullanıcısı olduğu durumlarda düzenlenen ve elektronik ortamda gönderilen bir fatura türüdür. Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından düzenlenmiş yasal bir uygulama olan bu fatura, işletmelerin fatura işlemlerini dijital olarak gerçekleştirmelerini sağlamaktadır. Bu faturalar, elektronik postayla veya diğer dijital yollarla müşterilere iletilmektedir; kâğıt ve posta maliyetlerinden de tasarruf sağlamaktadır. Bu fatura yasal geçerliliğe sahiptir ve vergi mevzuatına uygun olarak düzenlenmektedir.

İşletmeler, bu sistem sayesinde faturalarını güvenli bir şekilde elektronik ortamda saklayabilmekte ve gerektiğinde kolayca erişebilmektedir. Ayrıca çevre dostu bir çözüm sunarak kâğıt kullanımını azaltmaktadır. E-Arşiv fatura, işletmelerin mali işlemlerini daha hızlı, verimli ve düzenli bir şekilde yönetmelerine olanak tanımaktadır ve dijital dönüşüm sürecinde önemli bir rol oynamaktadır.

E-Arşiv Fatura Neden Düzenlenir?

E-arşiv fatura kullanmanın önemi, sistemin sunduğu imkânlar düşünüldüğünde oldukça büyüktür. Mali işlemleri dijitalleştirerek kâğıt fatura kullanımını azaltmak ve süreci daha verimli hâle getirmek için e-arşiv fatura düzenlenmektedir. Bu sistem, işletmelere maliyet tasarrufu, operasyonel verimlilik ve hız sağlamaktadır. Bu faturalar, elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklandığından, gerekli durumlarda kolayca erişilebilmektedir. Ayrıca çevre dostu bir çözüm sunarak kâğıt tüketimini de azaltmaktadır.

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından düzenlenen bu fatura türü, yasal geçerliliğe sahiptir ve vergi mevzuatına uygun olarak işlenmektedir. İşletmeler, bu faturalar sayesinde yasal uyumluluklarını korumakta ve vergi denetimlerinde sağlanan kolaylıktan faydalanmaktadır.

E-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

E-arşiv ile e-fatura farkları, alıcının e-fatura kullanıcısı olup olmamasına dayanmaktadır. E-fatura, elektronik ortamda düzenlenen, iletilen ve saklanan bir sistemdir. Faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığının e-arşiv fatura portalı üzerinden gönderilmektedir ve kağıt çıktı alınamaz. Zorunlu ya da gönüllü olarak isteyen her firma, bu sisteme geçiş yapabilmektedir. E-fatura, kapalı devre bir sistemle alıcıya ulaştırılmakta ve anında GİB tarafından kayıt altına alınmaktadır. Entegrasyon, GİB Portal veya özel entegratör yöntemleriyle yapılmaktadır.

Diğer yandan e-arşiv fatura, e-fatura kesmekten farklı olarak e-fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve kuruluşlara düzenlenen elektronik faturadır. Bu fatura türü hem elektronik ortamda hem de kağıt çıktı olarak iletilebilmektedir. Bunu kullanabilmek için önce e-fatura sistemine dâhil olmak gereklidir. Faturalar, e-posta veya SMS ile muhatabına ulaştırılır ve günlük olarak GİB’e raporlanması gerekmektedir. Bu fatura, istenilen formatta kullanılabilmektedir ve özel entegratör ya da kendi bilgi işlem sistemleri kullanılarak onay alarak düzenlenebilmektedir. Belgeler, mali mühür ve zaman damgasıyla onaylanıp saklanmaktadır.

E-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

Dijital faturalandırma sistemine geçmenin bir işletme için pek çok faydası bulunmaktadır. Kâğıt kullanımını azaltmasının yanı sıra bu sistem, raflarca evrak depolama zorunluluğunu da ortadan kaldırmaktadır. Aranan faturayı son derece kolay bir şekilde bulmaya yardımcı olan bu sistem, operasyonel anlamda önemli bir hız kazanmayı desteklemektedir. Böylelikle personelin iş gücü çok daha gerekli alanlarda kullanılmış olmaktadır. Üstelik bu sistemin sunduğu tek avantaj, operasyonel hız değildir. Aşağıda, e-arşiv fatura avantajlarını ve dijital faturalandırma sistemine geçiş yapmanın sunduğu olanakları detaylarıyla inceleyebilirsiniz.

Maliyet Tasarrufu

E-arşiv fatura kullanmanın en belirgin avantajlarından biri, maliyet tasarrufudur. Geleneksel kâğıt faturaların basımı, postalanması ve saklanması gibi süreçler, önemli maliyetler doğurmaktadır. Ancak bu yenilikçi sistem sayesinde söz konusu maliyetler, minimum düzeye indirilmektedir. Dijital faturalar, kâğıt ve mürekkep masraflarını ortadan kaldırmaktadır. Ayrıca fiziksel saklama alanlarına ihtiyaç duymadığından, arşivleme ve depolama maliyetlerinden de tasarruf sağlamaktadır.

İşletmeler, fatura süreçlerini dijitalleştirerek hem zamandan hem de paradan tasarruf etmektedir. Özellikle büyük hacimli fatura işlemleri olan firmalar için bu tasarruflar, oldukça belirgin ve etkileyici olabilmektedir. Ayrıca dijital işlemlerle insan hatalarının azaltılması, tekrar işleme maliyetlerini de düşürmektedir.

Hız ve Kolaylık

Bu sistem sayesinde e-arşiv fatura göndermek ve oluşturmak gibi süreçler, hızlanıp kolaylaştırmaktadır. Geleneksel yöntemlerle günler sürebilecek fatura gönderimleri, dijital ortamda saniyeler içinde tamamlanabilmektedir. Bu hız, işletmelerin nakit akışlarını daha etkin yönetmelerine olanak tanımaktadır. Ayrıca dijital sistemler, kullanıcı dostu arayüzleriyle kolayca erişilebilmekte ve kullanılabilmektedir.

E-arşiv fatura saklama, oluşturma, gönderme ve alma işlemleri, birkaç tıklamayla gerçekleştirilebilmektedir. İş süreçlerinin hızlanması, müşteri memnuniyetini artırmaktadır ve iş verimliliğini yükseltmektedir. Özetle bu sistem, işletmelerin günlük operasyonlarını daha hızlı ve kolay hâle getirmektedir.

Çevre Dostu

E-arşiv fatura kullanımı, çevre dostu bir çözüm olarak da öne çıkmaktadır. Kâğıt faturaların aksine dijital fatura, basım, nakliye ve saklama süreçlerinde çevreye zarar vermez. Kâğıt kullanımı, ağaç kesimini ve su tüketimini artırmaktadır ancak dijital faturalama, bu olumsuz etkileri ortadan kaldırmaktadır. Ayrıca kâğıt ve mürekkep atıkları, çevre kirliliğine neden olmaktadır. Dijital faturalar ise sıfır atık prensibiyle çalışmaktadır.

İşletmeler, yeşil pazarlama stratejilerinin bir parçası olarak dijital faturalama sistemlerini kullanarak karbon ayak izlerini azaltabilmekte ve sürdürülebilirlik hedeflerine katkıda bulunabilmektedir. Çevre dostu uygulamaların benimsenmesi, doğayı korumanın yanı sıra işletmelerin kurumsal sosyal sorumluluklarını da yerine getirmelerini sağlamaktadır.

Kolay Takip ve Yönetim

Dijital fatura, işletmelerin fatura işlemlerini daha kolay takip ve yönetmesine olanak tanımaktadır. Dijital platformlar, fatura durumlarının anlık izlenmesini sağlamaktadır. Hangi faturaların ödendiği, hangi faturaların beklemede olduğu gibi bilgilere kolayca erişilebilmektedir. Ayrıca dijital arşivleme, faturaların düzenli ve erişilebilir bir şekilde saklanmasını sağlamaktadır. Bu sayede geçmiş faturaların takibi ve raporlanması çok daha basit hâle gelmektedir. Bu dijital sistem, e-arşiv fatura indirme olanağı da sunarak kullanıcıların istedikleri zaman ve yerden fatura bilgilerine ulaşmasını mümkün kılmaktadır, böylece iş süreçlerinde esneklik ve verimlilik sağlamaktadır.

Yasal Uyum

E-arşiv fatura kullanımı, yasal düzenlemelere uyum sağlamayı kolaylaştırmaktadır. Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kurallara uygun olarak hazırlanan bu fatura sistemleri, işletmelerin yasal zorunluluklarını yerine getirmesini sağlamaktadır.

Dijital faturalar, vergi mevzuatına uygun şekilde düzenlenmektedir ve saklanmaktadır. Bu, işletmelerin vergi denetimlerinde herhangi bir sorun yaşamadan belgelerini sunabilmelerine yardımcı olmaktadır. Ayrıca dijital faturalama, fatura düzenleme ve saklama sürelerini azaltarak yasal süreçlerin daha hızlı yürütülmesini sağlamaktadır. Dijital faturalar aracılığıyla sağlanan yasal uyum, işletmelerin itibarını korumakta ve olası cezai yaptırımlardan kaçınmalarına yardımcı olmaktadır.

Güvenlik

E-arşiv fatura sistemleri, fatura bilgilerinin güvenli bir şekilde saklanmasını ve iletilmesini sağlamaktadır. Dijital platformlar, verilerin şifrelenmesini ve güvenlik protokolleriyle korunmasını temin etmektedir. Bu, yetkisiz erişim ve veri hırsızlığı risklerini minimize etmektedir. Ayrıca dijital fatura sistemleri, düzenli yedeklemeler ve veri kurtarma planları ile bilgi kaybını önlemektedir.

Faturaların güvenli bir şekilde arşivlenmesi, işletmelerin finansal verilerini uzun süreli olarak korumaktadır. Kâğıt faturaların aksine dijital faturalar, yangın, su baskını gibi fiziksel tehditlerden etkilenmemektedir. Güvenli bir fatura yönetim sistemi, işletmelerin hem yasal yükümlülüklerini yerine getirmesine hem de operasyonel güvenliği sağlamasına yardımcı olmaktadır.

E-Arşiv Fatura Kullanmanın Dezavantajları Nelerdir?

Dijital faturalandırma sistemi, son derece yenilikçi bir süreci işletmenin elinin altına getirmektedir. Bu da son teknolojiden önemli ölçüde faydalanmak anlamına gelmektedir. Ancak her yeni sistemde olduğu gibi bu sürece de ilk adımı atmak, pek çok işletme için bazı zorlukları da beraberinde getirebilmektedir.

Sürece alışmak, sisteme dâhil olurken mali açıdan da buna hazır olmak zorunda kalmak gibi birtakım problemleri atlatmak, her işletme için elzemdir. Bu bakımdan dijital faturalandırma sisteminin avantajı kadar fazla olmasa da biraz dezavantajı olduğunu da belirtmek gerekmektedir. Aşağıda, e-arşiv fatura dezavantajlarına ve işletmenin bu sistem için nelere uyum sağlaması gerektiğine bütün detaylarıyla göz atabilirsiniz.

Başlangıç Maliyetleri

İşletmeler, dijital faturalandırma sistemine geçiş yaparken başlangıç maliyetleriyle karşılaşabilmektedir. Bu maliyetler arasında yazılım lisansları, sistem entegrasyonu, donanım yatırımları ve eğitim giderleri bulunmaktadır. Küçük işletmeler için bu başlangıç maliyetleri, bütçelerinde belirli bir yük oluşturabilmektedir. Ancak uzun vadede sağlanan maliyet tasarrufları ve verimlilik artışları, bu başlangıç masraflarını telafi edebilmektedir.

Bazı yazılım sağlayıcıları, bulut tabanlı çözümler ve abonelik modelleri sunarak başlangıç maliyetlerini daha yönetilebilir hâle getirmektedir. İşletmeler, e-arşiv fatura sistemlerine yatırım yaparken bu maliyetlerin getireceği uzun vadeli faydaları göz önünde bulundurmalıdır ve uygun maliyetli çözümler aramalıdır. Başlangıç maliyetlerinin iyi planlanması, sistemin başarılı bir şekilde uygulanması için önem arz etmektedir.

Teknolojiye Bağımlılık

E-arşiv fatura kullanımı, işletmelerin teknolojiyle sürekli bir dirsek teması hâlinde olmasını zorunlu kılmaktadır. Dijital fatura sistemlerinin etkin bir şekilde çalışabilmesi için güvenilir bir internet bağlantısı ve uygun donanım gerekmektedir. Teknolojik altyapının yetersiz olduğu durumlarda, fatura işlemlerinde aksaklıklar yaşanabilmektedir. Ayrıca sistem arızaları, veri kaybı ve siber güvenlik tehditleri gibi riskler, teknolojiye bağımlılığı artırmaktadır. İşletmeler, bu tür riskleri azaltmak için sağlam bir IT altyapısı ve güvenlik önlemleri geliştirmelidir. 

Teknolojiye olan bu bağımlılık, sürekli bakım ve güncellemeler gerektirmektedir, bu da ek maliyetler ve iş yükü anlamına gelebilmektedir. Ancak bu dezavantajlar, sağlanan verimlilik artışıyla ve maliyet tasarruflarıyla dengelenebilmektedir.

Eğitim ve Adaptasyon

Dijital faturalandırma sistemlerine geçiş, işletmelerin personelinin bu yeni teknolojilere adapte olmasını gerektirmektedir. Bu süreç, personelin e-arşiv fatura yazılımlarını etkili bir şekilde kullanabilmesi için gerekli eğitimleri almasını içermektedir. Eğitim süreci, zaman ve kaynak gerektiren, ancak personelin yeni sistemlere hızla uyum sağlaması için de büyük önem sahip olan bir süreçtir. Ayrıca değişime direnç gösteren çalışanların adaptasyon süreci, daha uzun olabilmektedir.

İşletmeler, personelin adaptasyonunu hızlandırmak için kapsamlı eğitim programları ve destekleyici kaynaklar sunmalıdır. Eğitim ve adaptasyon sürecinin başarılı bir şekilde yönetilmesi, bu fatura sistemlerinin verimli ve etkili bir şekilde kullanılmasını sağlar. Bu süreçte yönetimin desteği ve çalışanların motivasyonu, başarıyı artıran önemli faktörler arasında yer almaktadır.

Yasal ve Teknik Gereklilikler

Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen mevzuatlar, e-arşiv fatura düzenlemeleri için belirli standartlar ve kurallar içermektedir. İşletmeler, bu yasal gerekliliklere uyum sağlamak için sistemlerini güncel tutmalıdır ve düzenli olarak denetim yapmalıdır. Ayrıca teknik gereklilikler de önemlidir; güvenli veri saklama, şifreleme ve yedekleme gibi teknik önlemler alınmalıdır.

İşletmeler, bu gerekliliklere uyum sağlamak için gerekli teknik altyapıya ve uzmanlığa sahip olmalıdır. Yasal ve teknik uyum, işletmelerin güvenli ve yasalara uygun bir şekilde faaliyet göstermesini sağlamaktadır. Bu süreçte danışmanlık hizmetleri ve uzman destekleri, işletmelerin gereksinimlere uyum sağlamasında yardımcı olabilmektedir.

E-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

İş sürecini teknolojiyle uyumlu hâle getirmeyi düşünen bütün işletmeler, yenilikçi gelişmelere dâhil olmak zorundadır. Bu gelişmelerden biri de dijital faturalandırma sürecidir. Dijital faturalandırma sistemine geçiş yapmak için işletmelerin bazı adımlar atması gerekmektedir. Bunlardan ilki de başvuru sürecini tamamlamaktır. Dijital fatura başvurusunu sadece birkaç adımla yapmak mümkündür. Aşağıdaki adımları dikkatle takip ederek işletmeniz için dijital fatura başvurusunu kolayca yapabilirsiniz.

E-Fatura Mükellefi Olun

Türkiye’de belirli bir ciro eşiğini aşan işletmelerin e-fatura sistemine geçmesi zorunludur. E-fatura mükellefi olmak, işletmelere birçok avantaj sağlamaktadır. Bunlar arasında maliyet tasarrufu, hız, verimlilik ve yasal uyumluluk bulunmaktadır. İşletmeler, e-fatura mükellefi olma sürecinde Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği kurallara ve düzenlemelere uymalıdır. Bu süreç, işletmenin vergi numarası ve diğer yasal bilgilerinin kaydedilmesini içermektedir. 

E-fatura mükellefi olduktan sonra işletmeler, dijital fatura düzenleme, gönderme ve saklama işlemlerini yasal olarak gerçekleştirebilmektedir. Bu adım, işletmenin dijital dönüşüm sürecinde önemli bir kilometre taşıdır ve iş süreçlerinde önemli iyileştirmeler sağlamaktadır.

Gerekli Belgeleri Hazırlayın

E-arşiv fatura başvuru sürecinde, belirli belgelerin hazırlanması gerekmektedir. E-arşiv fatura başvuru belgeleri arasında:

1. Başvuru formu ve taahhütname,
2. Şirketin yetkilisinin kimlik bilgileri,
3. Vergi levhası,
4. Onaylı imza sirküleri,
5. Noter onaylı ticaret sicil gazetesi nüshası,
6. İşletmenin elektronik imza veya mali mühür sertifika sahibinin taahhütnamesi

yer almaktadır.

Hazırlanan belgeler, başvuru sürecinin hızlı ve sorunsuz ilerlemesi için eksiksiz ve güncel olmalıdır. İşletmeler, başvuru yapmadan önce tüm gerekli belgeleri temin etmelidir ve doğruluğunu kontrol etmelidir. Bu belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği standartlara uygun olmalıdır. Belgelerin eksiksiz ve doğru olması, başvuru sürecinin hızlı bir şekilde tamamlanmasını sağlamaktadır ve olası gecikmeleri önlemektedir.

GİB Portalına Giriş Yapın

E-arşiv fatura başvurusu yapmak için Gelir İdaresi Başkanlığının e-fatura portalına giriş yapmanız gerekmektedir. GİB portalı, işletmelerin dijital fatura işlemlerini yönetebileceği resmî platformdur. Portal üzerinden e-arşiv fatura başvurusu yapabilir, faturalarınızı düzenleyebilir, gönderebilir ve e-arşiv fatura taslağını inceleyebilirsiniz. GİB portalına giriş yapmak için kullanıcı adınızla ve şifrenizle oturum açmanız gerekmektedir. Başvuru yapabilmeniz için bu sisteme kayıt olmanız gerekmektedir.

e-Arşiv Başvurusu Yapın

E-arşiv başvurusu, Gelir İdaresi Başkanlığının e-fatura portalı üzerinden yapılmaktadır. Başvuru sürecinde gerekli belgeleri sisteme yüklemeniz ve başvuru formunu eksiksiz doldurmanız gerekmektedir. Başvuru formunda; işletmenizin vergi numarası, ticaret sicil bilgileri ve yetkili kişinin bilgileri gibi detaylar yer almaktadır.

Elektronik İmzayla Onaylayın

GİB portalı üzerinden başvurunuzu tamamladıktan sonra elektronik imzayla veya mali mühürle onaylamanız gerekmektedir. Elektronik imza, dijital ortamda kimlik doğrulaması ve e-arşiv fatura onaylama için kullanılan güvenli bir yöntemdir. E-imza veya mali mühür sahibi olmanız, başvurunuzun yasal olarak geçerli olmasını sağlamaktadır.

Başvurunuzu Takip Edin

Dijital fatura başvuru sürecinde, başvurunuzun durumunu düzenli olarak takip etmeniz önemlidir. GİB portalı üzerinden başvurunuzun hangi aşamada olduğunu kontrol edebilirsiniz ve gerekli durumlarda ek belgeler veya bilgiler sağlayabilirsiniz. Başvurunuzun onay süreci, birkaç iş günü içinde tamamlanmaktadır, ancak bazı durumlarda ek incelemeler gerekebilir. Bu nedenle başvurunuzun durumunu düzenli olarak kontrol etmeniz ve gerektiğinde GİB ile iletişime geçmeniz önem arz etmektedir.

E-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?

E-arşiv fatura sorgulama işlemi, efatura.gov.tr adresinden hızlıca gerçekleştirilebilmektedir. Bu, e-arşiv fatura sorgulama yöntemleri arasındaki en hızlı metottur. Kullanıcılar, fatura numarası veya firma adı gibi bilgileri girerek kolayca fatura sorgulaması yapabilmektedirler. Bu süreçte, kullanıcıların paylaşılmasını istemedikleri bilgilerin gizli kalması sağlanmaktadır, böylece güvenli bir sorgulama ortamı sunulmaktadır.

GİB e-arşiv fatura sorgulama sistemi, kullanıcıların birçok farklı dijital arşiv işlemini kolayca gerçekleştirmelerine olanak tanımaktadır. Bu sistem, e-arşiv fatura mükelleflerini ve fatura kullanıcılarını sorgulama işlemlerini de içermektedir. Kullanıcılar, bu hizmetler sayesinde hem kendi faturalarını kontrol edebilmektedir hem de iş yaptıkları diğer firmaların mükellef olup olmadığını öğrenebilmektedir.

Bu sistemin sunduğu hizmetler, işletmelerin ve bireylerin finansal işlemlerini daha kolay ve hızlı bir şekilde yönetmelerine yardımcı olmaktadır. E-arşiv fatura görüntüleme işlemlerinin pratikliği ve güvenliği, kullanıcıların iş süreçlerini daha verimli hâle getirmektedir ve gereksiz kâğıt tüketimini azaltarak çevre dostu bir yaklaşımı desteklemektedir.

E-Arşiv Fatura Örneği

E-Arşiv Fatura ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

E-Arşiv Fatura Sistemine Geçiş Yapmak Zorunlu mu?

Belirlenen ciro eşiğini aşan işletmeler, e-arşiv fatura sistemine geçiş yapmak zorundadır. Belirtilen eşik, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmektedir. Bu eşik, 2023 senesinde brüt hasılatı 3 milyon TL olan işletmeler olarak belirtilmiştir.

Kimler E-Arşiv Fatura Kullanmak Zorunda?

Her işletme, talebi doğrultusunda e-arşiv fatura sistemine geçebilmektedir. Ancak e-arşiv fatura kesme limitine ulaşan işletmeler için bu dijital faturalandırma süreci, bir zorunluluktur. Bu; GİB tarafından belirlenen ciro sınırını aşanlar, ÖTV kapsamındaki ürünlerin ithalatını ve imalatını üstlenenler ve ÖTV ürünleriyle ilgili faaliyet göstermek için Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu‘ndan lisans alan mükellefler olarak sıralanabilmektedir.

E-Arşiv Fatura Başvurusu Kaç Günde Sonuçlanır?

E-arşiv fatura başvuru süresi, sadece birkaç iş günü içinde sonuçlanan bir süreci kapsamaktadır. Ancak bu süre, bazı durumlarda başvurunun incelemesi uzadığında değişebilmektedir.

Kimlere E-Arşiv Fatura Gönderilebilmektedir?

Bu fatura türü, e-fatura kullanması önemli olmaksızın bütün mükelleflere gönderilebilmektedir.

E-Arşiv Portal Uygulamasına Nasıl Giriş Yapılır?

Gelir İdaresi Başkanlığının resmî e-fatura portalına sadece kullanıcı adıyla ve şifreye giriş yapmak mümkündür.

E-Arşiv Portal Uygulamasında Geriye veya İleriye Dönük Fatura Düzenlemek Mümkün mü?

Hayır, e-arşiv portal uygulaması üzerinden geriye ya da ileriye dönük faturaları düzenlemek mümkün değildir.

E-Arşiv Kullanabilmek için E-Fatura Kullanıcısı Olmak Zorunlu mu?

Evet, e-arşiv kullanabilmek için öncelikle e-fatura kullanıcı olmak gerekmektedir.

E-Arşiv Faturada İmza Olmazsa Geçersiz mi Sayılır?

E-arşiv faturalar, elektronik imza ya da mali mühür ile imzalanmadığı zaman, geçersiz sayılmaktadır.

Muhasebeci E-Arşiv Fatura Kesebilir mi?

Yetkili bir muhasebeci ya da mali müşavir, işletme adına e-arşiv fatura kesebilmektedir.

E-Arşiv Fatura Satış Sonrası Kaç Gün İçinde Kesilmelidir?

Vergi Usul Kanunu‘nun e-arşiv fatura yönetmeliğine göre, ürün teslimatının yapıldığı tarihten itibaren 7 gün içerisinde e-arşiv fatura düzenlenmelidir. Sevk irsaliyesi düzenlenen satışlarda fatura kesim tarihi, teslimat sonrasında yapılmalıdır. Hizmet satışlarında sevk irsaliyesi düzenlenmediği için hizmetin verildiği an fatura kesmek gerekmektedir.

E-Arşiv Fatura Ödenmezse Ne Olur?

E-arşiv faturalarının ödenmemesi durumunda işletmeler, pek çok olumsuz durumla karşı karşıya kalmaktadır. Bunlardan en önemlisi de yaşanabilecek yasal sorunlardır. Fatura ödemeleri zamanında yapılmadığı takdirde işletme, vergi daireleri tarafından inceleme altına alınmaktadır. Üstelik, zamanında yapılmayan her e-arşiv fatura ödemesi için tedarikçiler ya da iş ortakları, gecikme faizi uygulayabilmektedir. Bunun yanı sıra ödenmeyen faturalar, işletmenin mali durumunu da olumsuz yönde etkilemektedir. Ayrıca fatura ödememek, iş ilişkilerinin bozulmasına neden olmaktadır.

E-Fatura Yerine E-Arşiv Fatura Kesilirse Cezası Nedir?

Bu gibi durumlarda GİB tarafından belirlenen cezai yaptırımlar ortaya çıkmaktadır. Böyle bir hata yapıldığında belge başına 2.200 TL özel usulsüzlük cezası uygulanmaktadır. 

E-Arşiv Fatura Kesmek En Fazla Kaç TL ile Sınırlıdır?

E-arşiv fatura kesmek için belirli bir üst sınır bulunmamaktadır. Ancak yüksek tutarlı faturalar, vergi denetimlerine tabi tutulmaktadır.

E-Arşiv Fatura Bilgi Fişinden Sorgulanabilir mi?

Evet, e-arşiv faturalar, bilgi fişi üzerinden GİB sistemi kullanılarak sorgulanabilmektedir.

E-Arşiv Fatura Kaç Yıl Saklanır?

Bu türdeki dijital faturaların saklanma süresi, Vergi Usul Kanunu tarafından belirlenmektedir. Kanunen bu fatura kullanıcıları, elektronik ortamda oluşturdukları faturaları 5 yıl süreyle saklamak zorundadır.

E-Arşiv Nasıl İptal Edilir?

E-arşiv faturayı iptal etme işlemi, GİB tarafından belirlenen prosedürlere uyum sağlayacak şekilde, portal üzerinden kolayca gerçekleştirilmektedir. Burada e-arşiv fatura iptal onayını da yaptıktan sonra işlem tamamlanmaktadır.

E-Arşiv Faturada Karekod (QR-Code) Kullanımı Zorunlu mu?

Evet, e-arşiv faturaların üzerinde karekod, yani QR-Code bulunması zorunlu tutulmaktadır. Ancak bu yeniliğin zorunluluğu, belirli durumlara ve düzenlemelere bağlıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yapılan düzenlemelere göre, dijital arşiv faturalarında QR kod kullanımı, bazı belirli şartlara bağlı olarak zorunlu hâle getirilmiştir. Özellikle, belirli bir ciro sınırının üzerinde olan işletmeler için e-arşiv faturada karekod kullanımı zorunlu olmaktadır. QR kodun kullanılması, faturaların doğrulanmasını, izlenmesini ve yönetilmesini kolaylaştırmaktadır. Ayrıca QR kodlar, fatura üzerindeki bilgilerin hızlı bir şekilde dijital ortama aktarılmasını sağlamaktadır ve bu sayede manuel veri giriş hatalarının önüne geçilmektedir.

E-Arşiv Fiyatları Ne Kadar?

E-arşiv fiyatları hakkında net bir bilgi vermek mümkün değildir. Çünkü her firmanın kendi fiyat politikası bulunmaktadır ve bu hizmet için verilen fiyatlar değişiklik göstermektedir. Fiyatı etkileyen faktörler arasında sunulan paketteki kontör sayısı bulunmaktadır. Bu sayı, firmanın sunduğu hizmetin kapsamına göre 500 ila 1.000.000 adet arasında değişmektedir. Sektöre dair ortalama bir fiyat belirtmek gerekirse, seçilecek adede göre paket fiyatının 500 ila 200.000 TL arasında değiştiğini söylemek mümkündür.